Özet: “ERP Nedir? ERP Ne Demektir? Anlamı” başlıklı yazımızda ERP nedir, ERP ne demektir, ERP kelimesinin tanımı, ERP Avantajları, ERP Dezavantajları gibi ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) hakkında detaylı bilgileri bulacaksınız.
ERP Tanımı
Kurumsal kaynak planlaması ya da işletme kaynak planlaması (İngilizce: Enterprise Resource Planning – ERP), işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlaması (KKP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini biraraya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir. Klasik bir KKP yazılımı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. KKP sistemleri temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanırlar.
Kurumsal kaynak planlaması anlam olarak, işletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanmış sistemlere denmektedir. KKP kavramı ilk olarak üretim çevrelerinde kullanılmaya başlansa da; günümüzde KKP sistemleri çok daha geniş bir alanda telâfuz edilmektedir. KKP sistemleri, bir işletmenin iş alanına ya da ismine bakmadan, işletmenin tüm temel işlemlerini kendi yapısı altında toplayabilir. İşletmenler, kâr amacı olmayan kuruluşlar, vakıflar, hükümetler veya diğer varlıklar KKP sistemlerini kullanabilirler.
KKP sistemleri iki veya daha fazla yazılımı bir araya getirerek bir yazılım paketi halinde de sunulabilir. Bu gibi sistemlere KKP yazılım paketleri denir. Teknik olarak ise KKP yazılım paketleri hem maaş bordro akışlarını hem de muhasebe işlevlerini bünyesinde barındırır.
Buna rağmen, KKP yazılım paketi tanımı daha çok büyük ve geniş uygulamalar için kullanılmaktadır. Bir KKP sistemi kullanıcının, iki veya daha fazla bağımsız yazılımın arayüzü ile karşılaşmasını engeller ve ek avantajlar sağlar. Yazılımların standartlaşmasını, birçok yazılım kullanmak yerine tek bir yazılım kullanılmasını, tüm veriler genellikler tek bir veritabanında saklandığından kolay ve yüksek rapor alma, durum değerlendirme gücünü sağlar.
Bir KKP yazılımı bünyesinde genelde bağımsız olarak çalışan üretim, finans, müşteri ilişkileri yönetimi, insan kaynakları, stok yönetimi gibi çeşitli uygulamalar bulunabilir.
Kurumsal Kaynak Planlamasına Genel Bakış
KKP sistemlerine daha yakından bakacak olursak, en önemli gerekliliğin bir işletmenin tüm bakış açılarındaki her verinin, birleştirilmesi olduğunu görürüz. KKP sistemleri bunu sağlamak için, işletmenin çeşitli iş faaliyetlerini ele alan birçok yazılım modülünü tek bir veritabanı altında çalıştırmaktadır. Gerçekte komple bir KKP sisteminden bahsetmek çok zordur. KKP sistemlerini satın alarak, bünyelerinde uygulamak isteyen büyük işletmelerin özel ihtiyaçları vardır ve bazı özel ihtiyaçlar şu an hiçbir KKP sistemi üreticisi tarafından karşılanamamaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak için güçlü bir kişiselleştirme işlemi oluşturma ve değişik üreticilerden farklı modüller satın almanın yanı sıra, işletme bu modüller üzerinde tekrar mühendislik çalışması yapmalıdır. Günümüzde ideal olarak, üretim alanında faaliyet gösteren bir işletme, alanıyla ilgili tüm konularda aynı KKP sistemini kullanmaktadır.
Tek bir veritabanı, aşağıdaki alanlarında dahil olduğu çeşitli yazılım modüllerini bünyesinde barındırabilir;
- Üretim:
- Mühendislik işlemleri
- Malzeme listeleme işlemleri
- Çizelgeleme
- Kapasite analizi
- İş Emri yönetimi
- Kalite Kontrol
- Maliyet yönetimi
- Üretim işlemleri
- Üretim projeleri
- Üretim akışları
- Tedarik Zinciri Yönetimi:
- Envanter yönetimi
- Sipariş girişi
- Satınalma
- Ürün yapılandırması
- Tedarik zinciri planlaması
- Tedarikçi çizelgeleri
- Mali Yönetim:
- Genel hesap defteri
- Nakit yönetimi
- Nakit çıkışları
- Nakit girişleri
- Durağan varlıklar
- Proje Yönetimi:
- Maliyet hesaplama
- Listeleme işlemleri
- Süre ve harcama analizleri
- Faaliyet yönetimi
- İnsan Kaynakları Yönetimi:
- İnsan kaynakları
- Maaş bordroları
- İşletme içi eğitim
- Çalışanların çalışma süresi ve devamlılığı
- Faydalar
- Müşteri İlişkileri Yönetimi:
- Satış ve pazarlama
- Komisyonlar
- Hizmetler
- Müşteri sözleşmeleri
- Yardım hattı desteği
- Müşteriler, tedarikçiler ve çalışanlar için kişisel ve genel kullanıcı arayüzleri
İnsan kaynakları planlaması terimi, orijinal olarak “üretim kaynakları planlaması” teriminden türetilmiştir (İngilizce Manufacturing Resource Planning – MRP). Üretim kaynakları planlaması tanımı (ÜKP) ise, yazılım mimarisinin önem kazanması ve şirket kapasite planlamasının yazılım faaliyetlerinin yer edinmesi ile KKP sistemlerine dönüşmeye başlamıştır. KKP sistemleri genellikle bir işletmenin, üretim, ulaştırma, dağıtım, envanter durumu, liman ticareti, muhasebe ve faturalama gibi işlemlerini kontrol eder. KKP yazılımları ayrıca bir işletmenin, satış, pazarlama, ulaştırma, listeleme, üretim planlaması, envanter yönetimi, kalite yönetimi ve insan kaynakları yönetimi gibi birçok ticari faaliyetini kontrol etmesine yardımcı olur.
KKP sistemleri tüm işletme işlevleri arasında geçiş yapabilen sistemlerdir. Operasyonlarda veya üretimde görev alan tüm işlevsel departmanlar tek bir sistemde birleştirilir. İmalat, depolama, taşımacılık ve ulaştırma ve bilgi teknolojilerine ek olarak, muhasebe, pazarlama, insan kaynakları ve strateji yönetimi de KKP sistemlerinde bulunabilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Öncesinde
KKP sistemlerinden önce, işletme departmanları kendi bilgisayar sistemlerine sahip olmalıydı. Örnek olarak, bir işletmedeki insan kaynakları departmanı, bordrolama departmanı ve mali işler departmanını verelim. İnsan kaynakları departmanı kendi bilgisayar sisteminde, tüm departman bilgilerini ve bu departmanlarda çalışanların kişisel bilgilerini tutmakla görevliydi. Bordrolama departmanı ise maaş bordrosu bilgilerini hesaplar ve tutardı. Mali işler bölümü de işletmedeki mali işlemlerin kayıtlarını tutardı. Her sistem birbirine ortak veriler yollayarak iletişim içinde olmalıydı. Örnek verecek olursak, insan kaynakları bölümünde her çalışanın bir numarası olurdu, aynı numara bordrolama bölümünde de mevcut olmalıydı. Bu sayede insan kaynakları bölümünden, bordrolama bölümüne, çalışanın numarası ve maaş bilgisini yollanır, bilgiler bordrolama sisteminde kontrol edildikten sonra, maaş bordrosu kesilirdi. Mali işler departmanı ise çalışanların verileri ile ilgilenmez, sadece bordrolama departmanından yapılan, vergi, kesinti, işçi ücretleri vb. ödemelerle uğraşırdı. Departmanlar arasındaki bu sistem karışıklıklara yol açardı. Örneğin, ödeme sisteminde çalışan numarası olmayan bir işçiye ödeme yapılmayabiliyordu.
Kurumsal Kaynak Planlaması Sonrasında
KKP yazılımları, eskiden kullanılan ve birbirinden farklı birçok uygulamanın verilerini birbirine bağladı. Bu işlem, birden fazla sistemde kayıtlı tutulan çalışan/işçi numaralarında sorun çıkma endişesini ortadan kaldırdı. Ayrıca büyük işletmelerdeki yazılım uzmanı ihtiyacı azaldı ve standart bir hale geldi. Raporlama işlemleri tek bir sistem üzerinde yapıldığından, eskiye nazaran çok daha kolay bir hal aldı. Ayrıca KKP sistemleri, işletme içindeki eğilimlerin tespit edilip, uygun ayarlamaların daha çabuk yapılmasına imkân sağlamasıyla, işletmelere yüksek seviyede analizleme işlevi sağladı.
Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) Uygulamaları
İşletmelerdeki geniş uygulama kapsamı nedeniyle, KKP sistemleri mevcut büyük yazılımlardan yararlanmaktadır. Böyle büyük ve karmaşık bir yazılım sistemini işletme bünyesinde kullanabilmek için bir analizci, programcı ve kullanıcı ordusuna ihtiyaç duyulmaktaydı. İnternet gelişene kadar, şirketler dışarıdan getirilen danışmanların, standart yamaları yüklemesi için bilgisayarları kullanmasına izin verirdi. Uzman yardımı olmadan bir KKP uygulaması, büyük şirketler ve özellikle uluslararası şirketler için çok masraflı olabilmektedir. KKP uygulamalarında uzmanlaşmış şirketler ise bu işlemleri kolaylaştırabilir ve altı ay içinde pilot testler ile sistemi tamamlayabilirler.
Kurumsal kaynak planlaması sistemleri genellikle “tedarik zinciri yönetimi” ve “lojistik otomasyonu” sistemleri ile yakından ilişkilidir. Tedarik zinciri yönetimi yazılımları, KKP sistemlerini, tedarikçiler olan bağlantılar ile genişletebilir.
İşletmeler, KKP sistemlerini bünyelerinde uygulamak için genelde KKP satıcıları veya üçüncü şahıs danışmanlık şirketlerinden yardım alırlar. KKP danışmanlığı ise, sistem mimarisi, iş işlemleri danışmanlığı (yeniden mühendislik) ve teknik danışmanlık (programlama, sistem yapılandırması vb.) olmak üzere üç bölüm içermektedir. Bir sistem mimarı, bir işletmenin gelecekteki veri akışı planları da dahil olmak üzere bütün veri akışını tasarlar. İş danışmanı, işletmenin mevcut ticari işlemlerini analiz eder ve bunları KKP sisteminde karşılık gelen işlemlere eşler. Böylece KKP sistemini işletme ihtiyaçlarına göre yapılandırılmış olur. Teknik danışmanlık ise genelde programlama aşamasını içerir. Çoğu KKP satıcısı, yazılımlarında değişiklik yapılmasına izin vererek, müşterilerinin iş alanındaki ihtiyaçlarını karşılanmasını ve sistemin bu ihtiyaçlara uymasını sağlar.
Bir KKP paketini şirkete göre kişiselleştirmek hem pahalı hem de zahmetli bir iştir. Nedeni ise birçok KKP paketinin kişiselleştirmeye destek verecek şekilde tasarlanmayışıdır. Bu yüzden birçok işletme, mevcut KKP sistemi içerisindeki en iyi uygulamaları kullanır. Bazı KKP paketleri raporlama ve sorgulama işlemlerinde rahatça kişiselleştirebilir, öyle ki bu gibi kişiselleştirmeler her uygulamada beklenir. Bu paketleri öneminin farkına varılmalıdır. Üçüncü şahıslardan bu raporlama paketlerini satın almak daha mantıklı olacaktır, çünkü bu paketler KKP sisteminin geliştirilmesi gereken onlarca arayüzünden daha kolay ve verimli bir şekilde arayüz imkânı sağlayacaktır.
Günümüzde ayrıca internet tabanlı KKP sistemleri mevcuttur. Bazı işletmeler, herhangi bir yazılım yüklemeye gerek duymadan, birbirinden farklı birçok yazılımı, merkezden kullanabildiği için, internet tabanlı KKP sistemlerini kullanmaktadır. Internet bağlantısı olduğu sürece ya da LAN üzerinde bir ağ bağlantısı olduğu sürece, isteyen kişi klasik bir internet tarayıcısını kullanarak, internet tabanlı bir KKP sistemine girip, işlem yapabilir.
Bilgisayar güvenliği, KKP sistemlerinin olmazsa olmazlarındandır. Güvenlik sistemi, işletmeyi hem sanayi casusluğu gibi dışarıdan gelecek hem de zimmete geçirme gibi içeriden gelecek tehlikelere karşı korumalıdır. Başka bir senaryo da ise, bir terörist bir gıda şirketinin, malzeme listesinin içine bir zehir ekleyebilir ya da bir başka sabotaj faaliyetinde bulunabilir. KKP güvenliği bu tür suistimalleri de engellemeye yardımcı olur.
Kurumsal Kaynak Planlamasının (KKP) Artıları
KKP sistemlerinin yokluğunda, büyük üreticiler kendilerini, birbiri ile etkileşimi ve bağlantısı olmayan birçok yazılım uygulamasının içerisinde bulabilirdi.
Birbiriyle etkileşimi olması gereken konulardan bazıları şunlardır:
- Tasarım mühendisliği (nasıl daha iyi ürün yapılabilir)
- Mevcut potansiyelden, en iyi potansiyele kadar sipariş analizi
- Faturalardan, nakit makbuzlarına kadar gelir döngüsü oluşturulması
- Satınalma, envanter yönetimi, maliyetleme arasında sistem oluşturulması
- Gelir, maliyet, kar konularında çeşitli seviyelerde muhasebe işlemlerinin yapılması
KKP sistemleri sayesinde yukarıdaki gibi değişik konular, tek bir sistem altında toplanabilmektedir.
“Müşteri ilişkileri yönetimi” gibi müşterilerle birebir ilişkili kavramlar, “kalite kontrol” gibi arka planda çalışan ve müşteri ihtiyaçlarının karşılanmasına odaklı kavramlar ve tedarikçilerle, taşıma işlemleri ile ilgilenen “tedarik zinciri” ile ilgili kavramlar, bazı sistemlerde kapsam ve etkinlik boşlukları olmasına rağmen, KKP sistemleri bünyesinde rahatça birleştirilebilir. Bir KKP sistemi olmadan, üretici için bu kavramları bir araya getirmek oldukça karmaşık ve zor olabilir.
KKP sistemlerinin kusursuz en önemli artılarından biri modüler yapı da olmasıdır. Modüler yapının önemi, KKP uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön plana çıkar. Bir kurum, KKP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen zamanlarda kullanmayı mümkün kılar. Farklı uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve işletme için sorunlar oluşturulabilir. KKP sistemlerinde ise tüm modüller ve uygulamalar birbiri ile uyumlu olarak çalışmaktadır.
Komple bir çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur.
- Ölçeklenebilirlik: KKP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.
- Fonksiyonalite: KKP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek kullanmanız mümkün.
- Destek ve hizmet: KKP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir KKP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.
Kurumsal Kaynak Planlamasının (KKP) Eksileri
İşletmelerin KKP sistemlerinde karşılaştıkları birçok sorun, işletmenin tüm çalışanları ilgilendiren ve sürekli yapılması gereken eğitim-gelişim çalışmalarının yetersiz seviyede olmasından kaynaklanmaktadır. Bu sorunlar, uygulama ve test çalışmalarında sorunlar oluşturmasının yanı sıra, KKP sistemindeki verilerin bütünlüğünü koruyan ve nasıl kullanılması gerektiğini belirleyen, şirket prensipleri ve kurarlarının bütünlüğünü de etkiler.
Değişik sistemlere göre farklılıklar içerse de, KKP sistemlerindeki bazı sınırlamaları şöyle sayabiliriz;
- Başarı işgücünün niteliği ve tecrübesine bağlıdır. Buna sistemin doğru bir şekilde nasıl çalışabileceği üzerine verilen eğitimde dahildir. Birçok işletme maliyetlerini düşürmek için eğitim bütçelerinde kısıntılar yapmaktadır. Küçük özel işletmelerde genellikle KKP sistemleri, konu ile ilgili yeterli bilgisi olmayan kişiler tarafından kullanılmaktadır.
- Şirketler, kullanılan KKP sistemi ile ilgili yeterli eğitimi olmayan yeni bir yönetici işe alabilir. İşe alınan çalışan iş konusu ile mevcut KKP sistemi arasında bütünlük sağlayamayabilir.
- Bir KKP sistemini mevcut şirkete göre kişiselleştirme imkânı sınırlıdır. Bazı sistemlerdeki kişiselleştirmeler, KKP sisteminin yapısını değiştirebilir, ancak çoğu sistem genelde buna izin vermez.
- KKP sistemi tarafından önerilen, sanayi standartındaki bir yeniden mühendislik işlemi, şirketin rekabet gücü avantajının kaybına yol açabilir.
- KKP sistemi oluşturmak çok pahalı olabilir.
- KKP sistemleri genellikle özel iş akışları ve iş alanlarına adapte edilmesi zor sistemleridir, bu da şirketlerin çeşitli kayıplarının ana kaynağıdır.
- Sistemlerin kullanımı zordur.
- Sistemi verimsiz ya da iyi kullanamayan bir departman ya da kullanıcı, diğer departmanları veya kullanıcılarıda olumsuz şekilde etkileyebilir.
- İşletme sınırlarındaki belirsizlik, muhasabe işlemleri, güvenilirlik ve çalışan morali gibi konularda sorunlara yolaçabilir.
- Departmanlar arasındaki hassas iç bilgilerin paylaşılması zorluğu nedeniyle, yazılımın verimliliği azalabilir.
- Departmanlarda çeşitli eski sistemlerin yarattığı uyum sorunları sıklıkla ortaya çıkmaktadır.
Kurumsal Kaynak Planlamasında Pazar Payları
Dünya Pazar Payları
- Uluslararası araştırma şirketi Gartner’in verilerine göre 2005 yılında dünya çapında ERP pazarının hacmi 16.7 milyar $ dır.
- Dünyada 2004-2005 yılları arasında ERP pazarı %5.4 olarak büyümüştür.
- Gartner verilerine göre global ERP pazarında 2005 yılı itibarı ile ilk 10 firma ve pazar payları;
1.SAP 28.21% 2.Oracle Corporation 9.99% 3.SAGE 7.29% 4.Microsoft (MBS) 3.68% 5.SSA Global (şimdi INFOR) 2.77% 6.IFS 2.21% 7.Infor (Agilisys) 2.13% 8.Kronos Incorporated 1.83% 9.Hyperion Solutions 1.64% 10.Lawson 1.25%